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  通知公告
【學生檔案管理】關于做好2020年畢業生檔案轉遞工作的通知

發布日期:2020-05-20 作者:學生處檔案室

各系:

爲做好學院2020年畢業生檔案轉遞工作,現就有關事項通知如下。

一、指導畢業生辦理檔案轉接手續

學生畢業後,其檔案應從學校轉至具有管檔權的國有單位或公共就業和人才服務機構。請各系指導畢業生根據個人情況到相應機構辦理檔案轉接手續,具體要求如下:

(一)已落實就業單位的畢業生

1.國有單位錄用或臨聘畢業生

畢業生被機關、事業單位及國有企業等具備人事檔案管理權的單位錄用或聘用,可直接將單位出具的調檔函上交輔導員或班主任。

2.私營單位聘用畢業生

畢業生攜帶就業協議書(或勞動合同)及身份證到工作單位所在地的市或區(縣)級人才服務中心辦理檔案托管手續,並將人才服務中心出具的調檔函上交輔導員或班主任。

(二)未落實就業單位的畢業生

1.戶籍地屬于長沙各區縣,湘潭縣,邵陽市大祥區,武岡市,懷化市區,中方縣,婁底市開發區、萬寶新區及保靖縣的畢業生(初步名單見附件1)

畢業生攜帶戶口本及身份證到戶籍所在地人才服務中心申請辦理檔案托管手續,並將人才服務中心出具的調檔函上交輔導員或班主任。

   2.戶籍地屬于其它地區的畢業生

戶籍地屬于其他地區的畢業生無需辦理檔案托管手續,學院直接根據戶籍地對口郵寄。

檔案轉遞原則:對于提交調檔函的畢業生,學院將根據調檔函郵寄檔案至檔案接收單位;對于不要求提交調檔函的畢業生,學院將按畢業生戶籍郵寄檔案至戶籍所在地人才服務中心;升入本科的畢業生,學院將根據招生辦提供的錄取名冊郵寄檔案至相應的本科院校。

二、做好畢業生調檔函的收集、整理工作

各系將畢業生上交的調檔函進行收集、整理,具體要求如下:

(一)完善調檔函的信息

畢業生調檔函的右上方空白處須注明畢業生姓名、學號及班級。若調檔函中未注明“檔案接收單位地址”和“接收單位聯系電話”,須將這兩項信息添加在調檔函下方空白處。

(二)分類整理調檔函

各班先將調檔函按檔案接收單位名稱進行分類,每類再按學號升序排列整理,上交系部;系部按檔案接收單位名稱分類,每類再按班號升序排列彙總,同時填好《2020年畢業生調檔函信息彙總表》(見附件2)。

(三)上交調檔函

6月15日前,各系將整理好的調檔函和《2020年畢業生調檔函信息彙總表》(電子版)上交學生處。

三、指導畢業生及時查詢檔案去向,並前往檔案接收單位辦理報到

爲及時處理畢業生檔案在轉遞過程中出現的問題,確保檔案轉遞工作順利完成,請各系在檔案寄出後(大概7月中旬)督促畢業生及時查詢檔案物流信息,並在檔案到檔後前往檔案接收單位辦理報到,具體程序如下:

(一)查詢檔案物流信息

畢業生登錄常德職業技術學院網站,點擊“學生成長”—“學生處”—“通知公告”,在《2020年畢業生檔案轉出情況彙總表》中找到個人檔案郵寄的EMS單號,根據單號在網上查詢物流記錄,確認檔案已簽收。然後登錄檔案接收單位網站或撥打檔案接收單位電話查詢個人檔案收錄情況。(檔案派往湖南省內各人才服務中心的畢業生,可登陸湖南人事代理服務中心網站http://www.hnrsdl.com/rsdl/home 進行檔案到檔情況查詢,湖南省公共就業和人才服務機構聯系方式見附件3。)

(二)檔案到檔後辦理報到

畢業生檔案到達相應檔案接收單位後,各系督促畢業生攜帶戶口本、身份證、畢業證及報到證到人才服務中心辦理報到手續。至此,檔案轉遞手續才算完成。

 

附件:1. 2020年檔案回戶籍地人才中心需要開調檔函畢業生名單

2. 2020年畢業生調檔函信息彙總表

3. 湖南省公共就業和人才服務機構聯系方式

 

             常德职业技术学院学生处

2020年5月17日    


附件2:2020年畢業生調檔函信息彙總表.xlsx

附件3:湖南省公共就業和人才服務機構聯系方式.xlsx


  

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